VERI*FACTU: compruebe qué requisitos debe cumplir su programa de gestión dental

El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó la obligación de VERI*FACTU para los obligados tributarios -sociedades desde el 1 de enero de 2027, autónomos desde el 1 de julio de 2027-. Es habitual leer esto y pensar que hay margen de sobra. Pero ese aplazamiento es para quien factura, no para quien fabrica el programa con el que se factura.

Los productores de software debían tener sus programas adaptados al Reglamento (RD 1007/2023) y a la Orden HAC/1177/2024 desde el 29 de julio de 2025. La sanción por incumplimiento, recogida en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, es para el fabricante: hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de software, más 1.000 € por cada sistema comercializado sin cumplir. Si su proveedor le dice que "está en el roadmap", ya está fuera de plazo.

El Reglamento permite dos modos, y muchas clínicas no saben cuál usa su programa -es la primera pregunta que conviene hacerle a su proveedor-.

• Modalidad VERI*FACTU (envío inmediato): cada factura se envía a la AEAT en el momento de emitirse, y la factura impresa lleva un código QR para que cualquiera pueda verificarla.
• Modalidad sin envío inmediato: el registro no se envía por defecto, pero debe firmarse electrónicamente y conservarse íntegro, listo para enviarse si la AEAT lo solicita.

Los requisitos técnicos no son los mismos en un modo que en otro. A continuación van por separado, y al final los que aplican en los dos casos.

• Huella encadenada de verdad: cada registro debe incluir la huella (hash) del registro anterior, calculada con la fórmula exacta que publica la AEAT. Un hash cualquiera sobre datos inventados no cumple, aunque el resultado "parezca" una huella.
• Envío dentro del margen de tiempo permitido: la AEAT exige que la fecha y hora del registro no diste más de 240 segundos de su envío real. Una cola de envíos diferidos de horas -algo habitual en sistemas antiguos adaptados deprisa- no cumple este margen.
• Código QR de cotejo en la factura: la factura impresa o en PDF debe incluir un QR que enlace a la verificación en la sede de la AEAT, no un QR decorativo o genérico.
• Anulación sin borrar ni reutilizar número: una factura ya registrada no se puede eliminar sin más. Se anula con su propio registro de anulación, y ni el número ni la fecha de una factura anulada pueden reutilizarse para una factura correcta nueva -aunque sea la última de la serie y "parezca" que no pasa nada-.
• Subsanación sin romper la cadena: si la AEAT rechaza un registro por un motivo corregible, el programa debe poder reenviarlo marcado como subsanación del registro anterior, no como una factura nueva que duplique el hueco.

• Firma electrónica real: el registro debe llevar una firma electrónica reconocida (XAdES o equivalente), con el certificado de la clínica. Guardar un XML con un hash casero, sin firma, no cumple aunque el fichero incluya la palabra "huella".
• Registro de eventos aparte, también firmado: este es el requisito que más pasa desapercibido. Además del registro de cada factura, el sistema debe generar y firmar un registro de eventos independiente -arranque y cierre del programa, y un resumen periódico de actividad-. No es opcional, y solo se exige en este modo.
• Conservación íntegra y exportable: los registros deben quedar accesibles y poder exportarse en el formato que pida la AEAT si los requiere, con la misma cadena de huellas que tendrían si se hubieran enviado.
• Capacidad de envío bajo requerimiento: aunque no se envíe por defecto, el programa tiene que poder generar y remitir esos registros si la AEAT los pide expresamente.

• Declaración responsable vigente y por versión: el fabricante debe tener una declaración responsable conforme al artículo 15.1 de la Orden HAC/1177/2024, referida a la versión concreta que su clínica tiene instalada -no una declaración genérica de hace varios años que cite una ley ya derogada-.
• Nada de alterar u ocultar registros: el programa no puede permitir modificar o borrar un registro ya generado, ni tener ninguna función de "doble uso" no declarada -es precisamente lo que el Reglamento quiere impedir-.
• Rectificativas con numeración propia: una factura rectificativa debe tener su propia serie, enlazada a la factura original, sin mezclarse con la numeración normal ni descuadrar el contador del ejercicio.